php webapplicatie: project information system

Project Information Systeem verhoogd de service naar de klant kwalitatief

Voor het goed afleveren van een eindproduct moet een ICT bedrijf tegenwoordig meer hebben dan enkel goede medewerkers. Vooral bij het beheer en opvolging van de verscheidene projecten komt er heel wat kijken. Al is dit voor een kleiner bedrijf niet altijd even makkelijk, ze kiezen meestal voor een ‘out of the box’-systeem dat niet volledig voldoet aan hun eisen. Het op maat maken van een eigen applicatie kost veel geld, of veel tijd wanneer het zelf intern gemaakt wordt. Om deze reden passen de meeste bedrijven dan ook, al is het uitwerken van een op maat gemaakt systeem op termijn een investering.

Sanmax B.V.B.A. van Genk is een van deze bedrijven die tot voor kort werkten met een gratis tool die ze downloaden van het internet. Veel tijd werd gestoken in projecten voor klanten, omdat die natuurlijk opbrengen. Het uitwerken van een eigen intern systeem voor het beheer van klanten, projecten en de prestaties van de medewerkers was al meermaals ter sprake gekomen, maar nog niet gerealiseerd. Tijdens een periode van 3 maanden werd dit project uitbesteed aan een stagiair. Eind juni werd het gedoopt als PIS-tool. Een ludieke afkorting voor Project Information System.

Allereerst werd er geopteerd voor het uitwerken van een webapplicatie. Grote voordeel van dergelijke programma’s zijn dat ze via een website van eender waar opgeroepen kunnen worden, zolang je maar beschikt over een internetconnectie. Een webapplicatie is dus meer dan zomaar een website. Het is een feite een website met de functionaliteit van een gewoon stand-alone programma geïnstalleerd op je pc. Dat heel wat toepassingen van deze technologie evalueren laat onder andere Google zien. Google biedt een online tekstverwerker aan, waar je met meerdere personen een document of spreadsheet kunt aanpassen of uitwisselen.

Via de webapplicatie kan elke medewerker van Sanmax zien aan welk project hij zal meewerken. Naast de algemene project- en takeninformatie, is er ook heel wat feedback terug te vinden voor elke medewerker individueel. Hoeveel tijd heb ik besteed aan een specifieke taak, hoeveel tijd was er in eerste instantie voor voorzien, hoe zit het met het halen van de deadline. Ook voor de bedrijfsleider heeft dit voordelen, hij kan makkelijk rapporten laten genereren over specifieke informatie die voor hem op dat moment relevant is. En heeft zo ook een beter zicht wat tijdsbesteding en inspanningen betreft voor toekomstige vergelijkbare projecten.

“Het intranet dat ontwikkeld is,is veel gebruikersvriendelijker dan het intranet waar Sanmax voordien mee werkte. Werkelijk een plezier om mee te werken !”, beaamt een van de medewerkers bij de oplevering van het project. Niet alleen voor de interne medewerkers, maar ook voor de klant is deze werkwijze een verbetering. De klant kan op elk moment over de nodige informatie beschikken omtrent het project dat voor hem uitgewerkt wordt. "Ook zij zullen voordeel halen uit deze investering". De webapplicatie loopt nu (september 2007) al een drietal maanden en wordt door iedere medewerker actief gebruikt.